Un Partenariat Global dans la Gestion des Documents et des Archives depuis plus de 20 ans
Contexte
Acteur majeur du secteur bancaire en Tunisie, l’UBCI a fait initialement appel à ARCHIDOC (au début des années 2000) pour des prestations de conseils et d’assistance pour organiser et rationaliser ses pratiques en matière d’archivage physique (élaboration d’un référentiel archivistique, assistance technique pour l’organisation des archives dans les sites existants).
Depuis 2012, au regard des problèmes croissants d’espace et d’organisation des archives, et de la volonté de la Direction de mettre en place un process de numérisation des dossiers de crédits et de garanties, le partenariat entre l’UBCI et ARCHIDOC a passé un nouveau cap : un contrat-cadre a été mis en place pour la prise en charge de ces prestations externalisées des archives physiques et de numérisation de documents du Back Office Crédit. Ce nouveau cadre de collaboration a marqué un cap important dans l’évolution du partenariat entre ARCHIDOC et l’UBCI.
Progressivement, avec l’assistance d’ARCHIDOC, l’UBCI a avancé dans une transition digitale pour répondre à ces objectifs stratégiques : meilleure traçabilité des opérations, gains de productivité et amélioration des services rendus, grâce à la mise en place d’une solution de GED et de workflow (qui ont permis d’automatiser un grand nombre de processus-clés).
Pour pérenniser les bonnes pratiques en matière d’archivage physique, ARCHIDOC a mis en place une solution de gestion des archives, permettant d’automatiser les tâches archivistiques.
Plus récemment, au regard des exigences réglementaires et opérationnelles relatives à l’ouverture des comptes bancaires, l’UBCI a externalisé chez ARCHIDOC le contrôle documentaire sur les dossiers d’ouvertures de comptes, avec un contrôle qualité et un reporting sur les anomalies identifiées.
ARCHIDOC et l’UBCI, c’est l’Histoire d’un Partenariat Global fondé sur la Confiance et le souci permanent d’apporter la valeur ajoutée requise en matière de Records Management !
Comment ARCHIDOC a accompagné l'UBCI ?
ARCHIDOC a mis en place progressivement un partenariat exceptionnel avec l’UBCI, en répondant aux multiples besoins exprimés gravitant autour du Records Management.
La roadmap prévue était le suivant :
1- Mise en place de La Suite SEE : une Plateforme Souveraine & Collaborative
2- Conseil, Assistance et pilotage de la conduite de changement pour la transformation numérique des activités documentaires de la Banque :
3- Externalisation de la gestion d'une partie des archives physiques de la Banque :
4- Numérisation et mise en ligne des dossiers de crédits-garanties :
5- Mise en place de la solution SeeDoc (GED) et de workflow SeeFlow, et modélisation de plus de 25 processus métiers de la Banque :
6- Mise en place de la solution SeeFile pour la gestion des archives :
7- Externalisation Du process de contrôle documentaire des dossiers d’ouverture de comptes de la Banque :
L’Expertise d’ARCHIDOC dans le Secteur Bancaire :
ARCHIDOC a progressivement instauré un système de Records Management conforme aux normes en vigueur, prenant en compte les spécificités du secteur bancaire. Ces services ont permis à l’UBCI d’améliorer la gestion de l’information au sein de l’entreprise, tout en mettant à sa disposition des outils performants pour accroître la productivité de ses équipes et renforcer sa position sur le marché. Plus précisément, les services et solutions mises en œuvre ont permis de :
- Traiter les dossiers de crédits et les garanties associées dans des délais optimisés, avec la traçabilité requise,
- Optimiser l’utilisation des ressources et des espaces dédiés aux tâches documentaires.
- Assurer un suivi en temps réel et en ligne des dossiers clients.
- Améliorer la productivité et la réactivité de l’entreprise.
- Faciliter l’accès aux documents et leur consultation à distance.
- Garantir la sécurité et la conformité des données grâce à la gestion électronique des documents.
Conclusion
La collaboration entre l’UBCI et ARCHIDOC représente une véritable réussite à la fois en Records Management et en transition digitale. Cette collaboration fructueuse est telle que le top management de l’UBCI a sollicité ARCHIDOC depuis plusieurs années pour déployer un environnement similaire au sein de ses sociétés affiliées.